La formule doit être imprimée et retournée dûment complétée (pour les manifestations se déroulant sur la commune de Lausanne), en principe en même temps que la demande d'autorisation pour manifestation, à savoir le plus tôt possible pour que les mesures nécessaires puissent être prises, compte tenu de l'ampleur de la manifestation prévue.
Il est recommandé, vu le nombre de manifestations qui ont lieu à Lausanne chaque année, de déposer les demandes au moins un mois à l'avance, auprès du bureau des manifestations et des marchés de la Police du commerce.