L'harmonisation des registres - Incidences pour le registre des habitants

Un peu d'histoire

La nécessité d’harmoniser les registres officiels de personnes a été soulignée par un rapport de la Commission de gestion du Conseil national dès 1995, rapport qui a conduit à une motion présentée par le Parlement en 1996 en vue de remanier les procédures du prochain recensement de la population de 2010 (motion 95.3557).

C’est le 23 novembre 2005 que le Conseil fédéral a transmis au Parlement fédéral  son message concernant l’harmonisation des registres officiels des personnes. Ce document dessine les contours de l’harmonisation des registres.  

L’Assemblée fédérale a, par la suite, adopté la  loi fédérale sur l’harmonisation des registres des habitants et d’autres registres officiels de personnes (LHR) du 23 juin 2006.  

 L’Ordonnance sur l’harmonisation des registres (OHR) du 21 novembre 2007 complète les dispositions légales fédérales, en précisant les modalités d’application de la LHR.

Dans le canton de Vaud, la mise en œuvre du projet LHR est pilotée par l’Administration cantonale des impôts (ACI). Le site www.vd.ch/lhr apporte également des informations complémentaires utiles. 

Différentes lois cantonales sont venues également compléter l’arsenal législatif, notamment

•  la loi du 2 février 2010 d’application de la loi fédérale sur l’harmonisation des registres, ainsi que
•  la loi du 2 février 2010 modifiant la loi du 9 mai 1983 sur le contrôle des habitants (LCH),

qui définit notamment que, désormais, l’enregistrement d’un habitant au contrôle des habitants de sa commune de résidence doit contenir de nouvelles informations telles que le numéro d’assuré (NAS), l’identification du logement EWID, ainsi que le numéro du logement s’il existe.

Nouvelles données à gérer pour le service du contrôle des habitants 

L’appartenance au ménage et la catégorie de ce dernier (privé, collectif) font également partie des nouvelles données que les bureaux communaux de contrôle des habitants doivent désormais enregistrer dans leurs bases de données. 

Pour Lausanne, la mise en œuvre de la LHR occupe différents services de l’administration communale, plus particulièrement le Service du développement de la Ville et de la communication (DEVCOM), qui officie notamment en qualité de coordinateur et leader du projet, le Service du logement et des gérances (SLG) dont la mission principale, dans le cadre de la LHR, consiste à recenser et harmoniser les informations de l’ensemble du parc des logements situés sur le territoire communal et de veiller à l’attribution des identificateurs fédéraux requis, notamment l’EGID (identificateur du bâtiment) et l’EWID (identificateur du logement). Le Service du contrôle des habitants (CH) a, quant à lui, pour mission, dans un premier temps, d’attribuer à chaque habitant  les identificateurs fédéraux de logement et bâtiment (EWID / EGID), ce qui nécessite, bien évidemment, d’identifier avec certitude le logement occupé par chaque habitant et, par voie de conséquence, d’attribuer à chaque personne habitant dans un même logement, l’EWID correspondant.  

Le Service d’organisation et d’informatique (SOI) est également sollicité pour fournir l’appui en solutions informatiques permettant à tous les acteurs concernés de disposer des moyens techniques nécessaires pour mener à bien leurs différentes missions. 

A terme, lorsque l’ensemble des logements seront dûment identifiés, les identificateurs fédéraux (EWID et EGID) seront communiqués à tous les propriétaires et gérants d’immeubles, ces informations devant figurer sur les nouveaux baux à loyer. Cette phase est en cours de préparation. 

Dans l’intervalle, les autres opérations indispensables à la réussite de ce projet sont exécutées en parallèle. 

Conséquences pour les habitants lausannois

Grâce aux travaux préalables réalisés par le SLG, un grand nombre de logements se sont d’ores et déjà vu attribuer un identificateur fédéral de logement (EWID). 

Au fur et à mesure que des bâtiments complets sont dûment recensés, le CH, en collaboration avec le SOI, attribue, dans la mesure du possible, automatiquement l’EWID correspondant à chaque habitant, pour autant, bien entendu, qu’il soit possible d’établir le lien entre l’habitant et son logement, notamment grâce aux états locatifs que les régies immobilières, gérances et propriétaires d’immeubles sont ou seront en mesure de fournir. 

Le taux d’attribution automatique de l’EWID est tout-à-fait satisfaisant compte tenu de la complexité des données qu’il convient de gérer pour établir la relation « habitant-logement ». Néanmoins, malgré les efforts de l’ensemble des partenaires sollicités – publics et privés –, un grand nombre d’habitants n’ont pas pu bénéficier du traitement automatique évoqué plus haut. 

Pour cette raison, le CH s’est doté d’une « cellule LHR » composée de 3 collaborateurs-trices, dont la mission consiste notamment à procéder manuellement à l’enregistrement du lien « habitant-logement ». 

Cette dernière opération peut être réalisée, parfois, sans l’aide de l’habitant, lorsque le recoupement d’informations (état des mutations, composition historique du ménage, aide des services industriels, etc.) permet d’établir ce lien. 

Lorsque toutes les solutions mises en œuvre ne permettent pas de finaliser le lien « habitant-logement », il est alors indispensable de recourir à la collaboration des habitants eux-mêmes. Pour ce faire, un courrier leur est adressé en invitant les intéressé(e)s à fournir, soit une copie du bail à loyer s’ils en sont titulaires, soit une attestation du logeur. Il se peut aussi que d’autres informations soient requises afin d’identifier le logement occupé. 

Pour les propriétaires de logement, un extrait du registre foncier est suffisant. La mention du prix de vente du bien immobilier de même que le montant du loyer et des charges ne sont pas demandés. Ces informations ne sont pas utiles et peuvent être, bien entendu, rendues illisibles sur la copie du document à fournir. 

L'ensemble des travaux liés à la LHR devront aboutir au plus tard le 31 décembre 2012, échéance fixée par les autorités fédérales.

Le Service du contrôle des habitants de Lausanne remercie toutes les personnes sollicitées de leur précieuse et néanmoins indispensable collaboration.

Pour le surplus, la cellule LHR est à disposition pour répondre aux demandes éventuelles, de préférence par messagerie, à l’adresse chcellulelhr@lausanne.ch.