Guide du mandataire / Gestion de projets

Représentant des services communaux maîtres de l'ouvrage, le service collabore avec des entités privées mandatées: architecte, ingénieur, spécialiste, etc.

Cette collaboration se base sur le guide du mandataire. Ce guide est structuré selon les phases d’un projet, conformément à la norme SIA 112 «Modèle – Etude et conduite de projet» (version 2014)

Phases du projet / activités	Livrables	Documentation / exemples
Toutes les phases: 1. Définition des objectifs; 2. Etudes préliminaires; 3. Etude du projet; 4. Appel d’offres; 5. Réalisation; 6. Exploitation	v. phases partielles liées aux mandats (ci-dessous)	Gestion de projet de construction – processus global (s); Gestion des aspects financiers (s); Modèle de facturation (s); Répartition des tâches dans la gestion d'un projet (descriptif général) (s); Répartition des tâches dans la gestion d'un projet (descriptif détaillé) (s); Conditions générales de la Ville de Lausanne (SIA 118) (s); Conditions générales d'achat (CGA) de fournitures (s); Dispositions particulières concernant les mandats (s); Acte constitutif de consortium (m); Valeurs-seuils et clause de minimis (s); Délais standards pour l'attribution d'un marché de construction (s); Charte graphique DAO (m); Tarifs de rémunération des prestations d'un membre professionnel d'un jury (s); Tarifs de rémunération des prestations d'un membre d'un jury FAP (s); Tarifs des impressions et reproductions (s); Site Marchés publics (Ville de Lausanne) (l)

Phases du projet / activités

Livrables

Documentation / exemples

Toutes les phases:

1. Définition des objectifs;
2. Etudes préliminaires;
3. Etude du projet;
4. Appel d’offres;
5. Réalisation;
6. Exploitation

v. phases partielles liées aux mandats (ci-dessous)

1. Définition des objectifs

Objectifs: besoins, objectifs et conditions-cadres définis, approche méthodologique choisie

Phase / activités réalisées par le Service d’architecture et logement

2. Etudes préliminaires

Objectifs: marche à suivre et organisation déterminées, données de base pour le projet définies, faisabilité démontrée, définition et cahier des charges du projet établis. Choix du prestataire, ou du projet, répondant le mieux aux exigences

Phases du projet / activités	Livrables	Documentation / exemples
Réaliser une étude de faisabilité du projet	Etude de faisabilité: – conditions et contraintes; – programme; – concepts, esquisses et variantes; – estimation des coûts; – planning intentionnel; – évaluation des risques	Rapport d'étude de faisabilité (e)
Organiser un concours	Règlement – programme du concours	Programme du concours (m); Questions-réponses du programme du concours (m)

3. Etude du projet

31. Avant-projet

Objectifs: solution optimisée du point de vue de la conception et de la rentabilité

Phases du projet / activités	Livrables	Documentation / exemples
Participer à la détermination de l’organisation du projet et des mandataires	Organisation / organigramme	–
Participer au choix des mandataires	Appel d'offres des mandataires	Dossier d'appel d'offres (m); Dossier d'appel d'offres des mandataires (m); Demande d'offres en procédure en gré à gré concurrentiel (m); Contrat d'architecte (m); Contrat d'ingénieur civil (m); Contrat d'ingénieur spécialisé (m); Contrat de petit mandat (m)
Etablir l'avant-projet	Avant-projet: – concepts architectural, constructif et techniques; – programme des locaux; – plans (format DXF); – calendrier des travaux et des décisions; – risques complétés et mis à jour; – rapport d’avant-projet; Participation aux séances de commission d'étude (COMET) et rapports	Rapport d’avant-projet (e)
Etablir le devis estimatif	Devis estimatif ±15%	–
Demander les offres et établir les paiements	Bons de commande; Propositions d'adjudication; Grille de paiement	Demande d'établissement d'un bon de commande (m); Proposition d'adjudication – Note à la Municipalité (m)

32. Projet de l'ouvrage

Objectifs: projet et coûts optimisés, délais définis

Phases du projet / activités	Livrables	Documentation / exemples
Etablir le projet de l’ouvrage	Projet de l’ouvrage: – concepts constructifs et matériaux; – concepts des ingénieurs et des spécialistes; – plans (format DXF); – calendrier détaillé des travaux et des décisions; – risques complétés et mis à jour; – rapport de projet; Participation aux séances de commission d'étude (COMET) et rapports	Liste des CFC imputables (e); Rapport de projet (e)
Etablir le devis général	Devis général ±10%	–
Demander les offres et établir les paiements	Bons de commande; Propositions d'adjudication; Grille de paiement	Demande d'établissement d'un bon de commande (m); Proposition d'adjudication – Note à la Municipalité (m)

33. Procédure de demande d’autorisation / dossier de mise à l’enquête

Objectifs: projet approuvé, coûts et délais vérifiés, crédit de construction approuvé

Phases du projet / activités	Livrables	Documentation / exemples
Produire le dossier de demande d’autorisation de construire / mise à l’enquête	Dossier de demande d’autorisation de construire / mise à l’enquête	Site de la CAMAC (Etat de Vaud) (l)
Demander les offres et établir les paiements	Bons de commande; Propositions d’adjudication; Grille de paiement	Demande d'établissement d'un bon de commande (m); Proposition d'adjudication - Note à la Municipalité (m)

4. Appel d'offres

Objectifs: contrats de vente et d’entreprise conclus

Phases du projet / activités	Livrables	Documentation / exemples
Préparer les appels d’offres / soumissions	Dossier d’appel d’offres: – planning des appels d’offres; – critères d’évaluation	Dossier d'appel d'offres (m); Dossier d'appel d'offres des mandataires (m); Demande d'offres en procédure en gré à gré concurrentiel (m); Planning des appels d'offres (m); Critères d'adjudication et d'évaluation - méthode linéaire (m)
Procéder aux appels d’offres	Dossiers d’appel d’offres	Lettre envoi de soumission en procédure sur invitation par le mandataire (m); Questions-réponses du dossier d'appel d'offres (m); Procès-verbal d'ouverture des offres (m)
Analyser et comparer les offres	Tableau comparatif	Critères d'adjudication et d'évaluation – méthode linéaire (m)
Réviser le devis général	Devis général: CFC à 4 chiffres	–
Demander les offres et établir les paiements	Bons de commande; Propositions d'adjudication; Grille de paiement	Demande d'établissement d'un bon de commande (m); Proposition d'adjudication – Note à la Municipalité (m)

5. Réalisation

51. Projet d’exécution

Objectifs: projet prêt pour l’exécution de l’ouvrage

Phases du projet / activités	Livrables	Documentation / exemples
Proposer des adjudicataires	Propositions d'adjudication	Proposition d'adjudication – Note à la Municipalité (m)
Etablir les bons de commande	Bons de commande	Demande d'établissement d'un bon de commande (m)
Etablir les contrats	Contrats d'entreprise et de mandat	Contrat d'entreprise (m); Contrat de petit mandat (m)
Préparer l’exécution	Choix constructifs et de matérialisation; Documents pour l’exécution; Plans (format DXF); Calendrier détaillé des travaux et des décisions complété et mis à jour; Risques complétés et mis à jour; Participation aux séances de commission de construction (COCO) et rapports	Panneau de chantier (e); Rapport de commission de construction – COCO (m)
Organiser le démarrage du chantier	Organisation et participation à la séance de démarrage; Annonce des travaux / avis d'ouverture de chantier	Avis d'ouverture de chantier (m)
Gérer les coûts	Coût probable	–
Etablir les paiements	Grille de paiement	–

52. Exécution de l’ouvrage

Objectifs: ouvrage réalisé selon cahier des charges et contrat

Phases du projet / activités	Livrables	Documentation / exemples
Suivre l’exécution de l’ouvrage	Participation aux séances de commission de construction (COCO) et rapports	Rapport de commission de construction - COCO (m)
Assurer la réception commune (de parties de l’ouvrage)	Procès-verbaux de réception commune	Attestation de l'entrepreneur en vue du paiement de l'acompte à 80% (m); Procès-verbal de réception commune de l'ouvrage (m)
Gérer les coûts	Coût probable	–
Adjuger les compléments	Propositions d'adjudication complémentaires	Proposition d'adjudication complémentaire - Note à la Municipalité (m)
Etablir les avenants aux contrats d’entreprises	Avenants aux contrats d'entreprises	Avenant au contrat de mandat d'architecte, d'ingénieur civil et d'ingénieur spécialisé (m); Avenant au contrat d'entreprise (m)

53. Mise en service, achèvement

Objectifs: ouvrage réceptionné et mis en service, décompte final accepté, défauts éliminés

Phases du projet / activités	Livrables	Documentation / exemples
Etablir le décompte final	Arrêtés de compte; Décompte final	Attestation de l'entrepreneur et de ses sous-traitants en vue du paiement de la facture finale (m); Arrêté de compte (m)
Etablir le dossier de l’ouvrage	Dossier de l’ouvrage comprenant la liste des contrats d’entretien; Plans révisés (format DXF)	Dossier d'ouvrage (m)
Etablir la vérification finale (après le délai de garantie)	Procès-verbal de vérification finale	Procès-verbal de vérification finale (m)
Direction des travaux de garantie	–	–

6. Exploitation

Objectifs: fonctionnement garanti et optimisé. Etat de l’ouvrage identifié, entretien assuré. Durabilité et valeur de l’ouvrage maintenues pour le reste de sa durée d’utilisation

Phase / activités réalisées par le service maître de l'ouvrage

Légendes «Documentation/exemples»:

(e): exemple
(l): lien
(m): modèle
(s): standard