Repere ORP-SSL

Cette application améliore la prise en charge des usagères et usagers du service social et du service du travail. Grâce à son algorithme spécifique, elle assure une répartition équitable des dossiers au sein des équipes de l’administration. Elle intègre une fonction de rappel par SMS.

Auparavant, la prise de rendez-vous à l’Office régional de placement (ORP) et au Centre social régional (CSR) passait par plusieurs phases qui ralentissaient le processus tant pour l’usager·ère que pour l’employé·e de la Ville:

  • L’usager·ère se rend à un guichet afin de faire contrôler son inscription;
  • La demande de rendez-vous est traitée en backoffice;
  • Une fois la date fixée, une convocation envoyée par courrier postal à l’usager·ère.

Il fallait compter entre 5 et 10 jours pour délivrer ce premier rendez-vous. Le taux d’absence et de report de rendez-vous était important.

Les objectifs du développement d’une solution interne ont pour but de remplacer des pratiques devenues obsolètes en proposant quelque chose d'actuel, stable et disponible. La solution développée est:

  • configurable;
  • multi-prestations;
  • avec un minimum de saisie;
  • offre des statistiques avancées.

Du côté de l’accueil, elle permet:

  • une prise en charge rapide et pertinente;
  • l’envoi de convocation et de rappels dématérialisés.

Pour les employé·e·s, elle permet:

  • une répartition équitable des rendez-vous;
  • une gestion des disponibilités liée à Outlook.

Après une phase de tests, l’application Repere a été mise en place en été 2019. Depuis, elle gère une moyenne de 2000 rendez-vous mensuels. Ce nombre inclut:

  • environ 645 convocations aux séances d’information;
  • quelques 660 rendez-vous relatifs aux différentes prestations sociales (revenu d’insertion, aides au désendettement, etc.);
  • plus de 670 rendez-vous de bilan menés par les conseillers ORP avec les demandeurs d’emploi nouvellement inscrits.

Grâce à cette application, la Ville améliore et accélère les processus de prise en charge de bénéficiaires pour mieux les accompagner dans une période difficile de leur vie et les aider à retrouver au plus vite une situation stable.

Apport du digital

  • Meilleures prestations aux citoyen·ne·s
  • Immédiateté des prestations
  • Prise en charge rapide
  • Diminution des absences par rappel SMS
  • Dématérialisation partielle des prestations

Technologies utilisées

Intelligence artificielle

Cyberadministration

Vidéo de présentation

Coordonnées

Secrétariat général de la Direction Sports et cohésion sociale
Direction des sports et de la cohésion sociale

Place Chauderon 7
5e étage
Case postale 5032
1002 Lausanne