Le portail en ligne des Bibliothèques

L’informatisation des Bibliothèques

Égarer un livre de la bibliothèque, cela peut arriver à tout le monde. Mais c’est encore plus embêtant quand c’est à l’insu de notre plein gré! C’est la fâcheuse situation qui est arrivée à un étudiant lausannois en automne 1981, à une époque où les ordinateurs avaient surtout leur place dans des films de science-fiction. Dans son courrier à la Bibliothèque municipale (AVL, ADM-C19-9078), tapé à la machine et annoté, le lecteur recommande un système de prêt moins archaïque et termine sa missive par l’envoi d’un doux baiser à la ravissante bibliothécaire (sic!). Mais c’est bien le directeur, et non une bibliothécaire, qui lui répond en janvier 1982. Le style de Pierre-Yves Lador fait mouche et lui rappelle que «l’ordinateur le meilleur quand vous aurez perdu votre carte et qu’elle sera en main d’un tiers enregistrera le prêt de ce tiers à votre nom quand même»!

Le souhait de ce lecteur (sans le doux baiser) est exaucé fin 1988 - début 1989 avec l’informatisation des Bibliothèques de la Ville de Lausanne et de leur catalogue. Ce dernier est mis en ligne sur Internet en 1998. Il propose alors les premières prestations interactives aux usagères et usagers, comme la consultation complète du catalogue des documents, leur disponibilité, l’aperçu de leur compte personnel et la possibilité de prolonger un document. Ce vénérable CIEL (catalogue informatisé en ligne) aura une longue et heureuse vie jusqu’en 2016, année de la mise en fonction de l’actuel portail des Bibliothèques.

Un système d’information, c’est quoi?

Derrière un catalogue en ligne accessible au public se trouve un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) avec une organisation complexe. Ses fonctions sont de collecter, stocker, organiser, traiter et diffuser l’information. Il est composé de sous-systèmes interconnectés qui fonctionnent ensemble afin de gérer efficacement les opérations et les ressources de la bibliothèque, comme leur acquisition, leur affichage, leurs transactions de prêt et restitution. Quant aux fonctionnalités adressées aux usagères et usagers, elles facilitent la recherche d’information sur les ressources mises à leur disposition!

L’installation de ces différents services exige l’acquisition et l’implantation de logiciels. Le matériel informatique y est aussi très présent - serveurs, ordinateurs professionnels équipés des modules d’administration, postes publics de consultation, réseau interne et connexion à l’Internet -, sans compter les ressources humaines et les compétences liées à la maintenance et aux développements spécifiques. À la Ville de Lausanne, une étroite collaboration entre les équipes des Bibliothèques et le Service informatique a été mise en place pour la gestion et les évolutions du SIGB.

Un portail dans l’air du temps

Selon Michèle Rankl Sherpa, adjointe responsable des systèmes d’information pour les Bibliothèques de la Ville de Lausanne, «un portail est essentiel de nos jours. Il ouvre toutes les portes de la bibliothèque, que ce soit les collections, la médiation culturelle, l’offre numérique ou les renseignements de base, tels que les horaires et adresses. Il était donc nécessaire de passer à un outil «moderne», permettant des fonctionnalités plus étendues».

Depuis 2016 et la mise en fonction du nouveau portail, l’expérience des usagères et usagers des Bibliothèques s’est améliorée grâce une version web réactive et une personnalisation de leur espace personnel. «Les abonnées et abonnés peuvent sélectionner des préférences de lecture pour être informés de nos nouveautés selon leurs centres d’intérêts», précise la responsable. «Il est également possible de réserver ou prolonger des documents, et d’actualiser ses coordonnées. Nous continuons par ailleurs de travailler sur des développements supplémentaires. Une nouveauté 2025 est la possibilité de se préinscrire en ligne».

L’actuel système d'information intègre également des outils de statistiques, de gestion et de traitement des collections destinés aux bibliothécaires. «Il y a 10 ans, ce qui a été déterminant pour le choix de notre nouveau SIGB, c’est d’avoir un dispositif qui nous permette de maîtriser nos données et leurs modifications de manière globale. Je pense que nous avions besoin de liberté, après des années de travail sur l’ancien catalogue» précise Michèle Rankl Sherpa en souriant. Cela a permis la mise en œuvre d’outils de travail facilitant la gestion des collections et des acquisitions, pour coller au plus près des besoins des différents publics. «L’accès à nos collections est également accéléré par l’importation des notices bibliographiques depuis Electre, la base de données des libraires» indique l’adjointe. En effet, grâce à cette automatisation, le temps de travail libéré permet aux bibliothécaires de s’investir dans une indexation décrivant les contenus et les sujets, aboutissant à des liens thématiques. Ces rebonds facilitent et élargissent l’expérience de recherche de l’usagère et de l’usager dans les collections, qui sont ainsi mieux valorisées. «Dans une bibliothèque de lecture publique, un accès facilité au catalogue passe également par le degré de précision des notices. Grâce à notre outil, nous pouvons choisir la granularité des informations affichées sur le portail public et ne montrer que les champs qui nous semblent essentiels. Cela permet de ne pas submerger les abonnées et abonnés d’informations inutiles», détaille Y., bibliothécaire référent des systèmes d’information. «Le but est d’offrir une interface la plus conviviale possible».

Bibliothécaire, un métier en mouvement

Il est important que l’informatisation de multiples fonctions et services ne soit pas un obstacle entre les bibliothécaires et les usagères et usagers, mais au contraire un pont rendant le contact plus aisé, sur place comme à distance. C’est pourquoi la mise en œuvre du nouveau portail a été couplée en 2017 avec l’installation dans les Bibliothèques de la Ville de Lausanne de bornes d’emprunts de documents, équipées de la technologie RFID (Radio Frequency Identification).

Ces deux mesures ont eu un impact non négligeable sur le travail des bibliothécaires. Elles et ils ont maintenant moins de travail répétitif à accomplir: «certaines tâches courantes comme les avis d’échéance, de rappel et les retours de réservation se font maintenant en quelques clics au lieu de quelques heures auparavant», note Michèle Rankl Sherpa. Sans parler des fiches tamponnées à tour de bras pouvant provoquer des tendinites… Ce gain de temps, couplé à l’arrivée des bornes d’emprunts, a permis aux bibliothécaires d’être plus faciles d’accès, plus mobiles, plus disponibles pour des tâches de service public et des conseils de lecture. «En 10 ans, notre métier a profondément évolué. Il a fallu un temps d’adaptation et accompagner le changement. Les collègues plus jeunes, qui n’ont jamais connu l’ancienne façon de faire, ne se posent même pas la question», précise Michèle Rankl Sherpa. «Ce qui m’a touchée, à l’époque, c’est comment nos usagères et usagers étaient inquiets pour nous, les bibliothécaires. Elles et ils avaient peur de nous voir remplacés par des machines, et que des postes de travail soient supprimés». Ce qui n’a pas été le cas, au contraire: les équipes ont été renforcées avec de nouvelles compétences métier. Alors n’hésitez pas à pousser les portes de l’un des sites du réseau des Bibliothèques de la Ville de Lausanne pour bénéficier d’un accueil de qualité et de conseils de lecture personnalisés!