Frais relatifs à l’exécution du travail (art. 327, 327a, 327b et 327c CO)

Frais professionnels = déplacement / repas / logement (art. 327a CO)

L'employeur rembourse au travailleur tous les frais nécessaires à l'exécution du travail et lorsque le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail, les dépenses nécessaires à son entretien (art. 327a al. 1 CO).

Tout accord contraire est nul.

Déplacements professionnels = temps de travail (art. 13 al. 2 OLT 1)

De surcroît, lorsque le travailleur doit exercer son activité ailleurs que sur son lieu de travail habituel et que la durée ordinaire du trajet s’en trouve rallongée, le surplus de temps ainsi occasionné par rapport au trajet ordinaire est réputé temps de travail. Sont d’ordinaire considérés comme lieu de travail l’entreprise mère, le lieu d’affectation ou, dans le secteur de la construction, les locaux de l’entreprise: ateliers ou dépôt (cf. commentaire SECO).

Déplacement du domicile au lieu de travail habituel ≠ frais professionnels (art. 13 al. 1 OLT 1)

En revanche le temps que le travailleur consacre au trajet pour se rendre sur son lieu de travail et en revenir n’est pas réputé durée du travail. A noter que lorsque l’employeur s’engage (par contrat) à assumer l’entier des coûts de transport pour le trajet du domicile au lieu de travail, les frais engendrés sont considérés comme faisant partie du salaire déterminant (art. 7 lit. f et 9 al. 2 RAVS). A ce titre, le travailleur pour sa part ne peut pas les faire valoir auprès du fisc au titre de frais d’acquisition du revenu.

Instruments de travail

L'employeur est tenu de fournir le matériel nécessaire à l'exécution du travail, sauf accord ou usage contraire. Dans ce cas, le travailleur est indemnisé équitablement, sauf accord ou usage contraire.

Remboursement forfaitaire

Le remboursement des frais sous forme d'indemnité forfaitaire est possible, à condition:

  • de le prévoir par écrit et
  • que l'indemnité prévue couvre effectivement les frais professionnels.

Véhicule à moteur (art. 327b CO)

Le travailleur a droit au remboursement des frais de véhicule à moteur, dans la mesure où celui-ci sert à l'exécution du travail, soit aux frais courants d'usage et d'entretien [essence, huile, services périodiques, réparations, remplacement d’éléments usés (pneus, batterie, plaquettes de freins, échappement, etc.), frais de nettoyage et de parcage].

S’agissant des autres frais (amortissement du véhicule, leasing, primes d’assurance, responsabilité civile), en l’absence de convention écrite contraire, ils incombent à l’employeur, même lorsque le travailleur est autorisé à utiliser le véhicule à des fins privées (en raison du caractère semi-impératif des articles 327a al. 1 et 327b al. 1 CO).

Les amendes reçues par le travailleur en cas d’infraction aux règles de la circulation routière sont personnelles et à la charge de ce dernier et ne font pas partie des frais professionnels remboursables.

Cependant, l’employeur est tenu de payer l’amende si le travailleur peut démontrer que l’infraction résulte de directives de l’employeur ou qu’elle était nécessaire pour permettre l’exécution de la tâche confiée au travailleur (exemple: livraison de marchandises dans un délai impossible à tenir en respectant les prescriptions routières).

Véhicule à moteur privé

En cas d'utilisation du véhicule privé du travailleur, les frais sont indemnisés sur la base d'un tarif d'indemnités kilométriques (voiture de tourisme de moyen de gamme: 0.70 centimes le kilomètre; cf. Administration cantonale des impôts).

Véhicule à moteur de service

Lorsque le véhicule est mis à la disposition du travailleur par l’entreprise, l’employeur ne répond que des frais précités en proportion de la part qui correspond à l’utilisation professionnelle du véhicule. De telle sorte que, d’après le Tribunal fédéral, lorsque le travailleur est autorisé à utiliser le véhicule de fonction à titre privé, un partage des frais peut être convenu (ATF 4C.315/2004).

Par ailleurs, l’employeur qui prend en charge la totalité des coûts, à l’exception des frais de carburant pour les longs trajets privés effectués le week-end ou durant les vacances, reporte dans le certificat de salaire la part pour l’utilisation par le collaborateur, à titre privé, d’un véhicule d’entreprise. Cette part privée est déclarée à hauteur de 0.8% par mois du prix d’achat du véhicule (hors TVA), mais au moins CHF 150.- par mois (chiffres 2015).

Lorsque le travailleur est empêché de travailler sans faute de sa part pour une cause inhérente à sa personne (maladie, accident, service militaire, etc.), l’employeur n’est pas tenu de rembourser les frais professionnels étant donné que le travailleur n’en supporte aucun lorsqu’il ne travaille pas. Néanmoins, il devra être tenu compte des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise, tels le leasing d’un véhicule ou la location d’une place de parking que le salarié continue de supporter.

En cas de libération de travailler durant le délai de congé, lors de la résiliation du contrat de travail, dans la mesure où, selon le Tribunal fédéral (ATF 4C_329/2004) l’employeur demeure le débiteur de la pleine rémunération jusqu’à la fin des rapports de travail, ce dernier ne peut attendre de son collaborateur qu’il se passe du véhicule de fonction durant la période de libération et ne peut dès lors exiger du travailleur qu’il restitue le véhicule avant l’échéance du contrat.

S’il le fait, il risque de devoir compenser la perte de cet avantage et indemniser le travailleur [un jugement bâlois a fixé cette indemnité à CHF 0.50 par km (BJM 2009, p. 93)]. Mais si l’accord passé entre les parties limite l’utilisation du véhicule de fonction aux déplacements professionnels et aux trajets entre le domicile et le lieu de travail, l’employeur pourrait demander au travailleur de le restituer le dernier jour de travail effectif, car il n’en résulterait aucun préjudice.

Le remboursement des frais a lieu en même temps que le salaire, sur la base du décompte établi par le travailleur. Lorsque les frais engagés par le travailleur sont réguliers, l'employeur accorde au travailleur une avance de frais.

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